引継書の書き方をわかりやすくするフォーマットのポイントは?

引継書 書き方 フォーマット (1)_R

職場の異動には業務の引き継ぎと引継書の作成がつきものです。

退職する際にも最後の仕事として業務の引き継ぎと引継書の書き方をきっちりとこなしておきたいです。

引継書は、あなたが残す評価対象でもあり、わかりやすい引継書の書き方であれば、あなた自身の評価も上がります。

さて、退職日は1ケ月前にはわかっているでしょうが、異動はそうとは限らないです。

異動日が早めにわかれば良いですが、会社によっては異動の辞令が2週間前であったりしますので、業務の引き継ぎと引継書の作成に急を要します。

その為にも日頃から自分が担当している仕事について、業務を引き継ぎする際の手順と引継書の書き方において意識しておくのが良いです。

しっかりとした引き継ぎにより、担当者や、チームのメンバーが替わっても、業務をスムーズにすすめることが出来ますし、自分が新しい仕事を覚えるときにも、わかりやすく引継書がまとまっていると助かります。

いつ、どこで、誰が、どのようにという内容が、進行の系統ごとに具体的にわかる書き方で作成された引継書が理想的です。

引き継ぎにおける引継書は、会社の鏡とも言えます。

単に業務の引き継ぎをする社員のためでなく、取引先との情報共有・やり取りにおける業務を引き継ぎ前と同様に潤滑にすすめられるようにしておく必要があります。

ですから、引き継ぎが済んだ後に、引継書を確認すれば問題なく事が済むのが望ましいです。

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フォーマットで引継書を利用する前にすべきこと NO1

・引き継ぎに残された日数を確認する

引き継ぎするとなると、引き継ぎまでに何日間が残されているのかを把握する必要があります。

引き継ぎをするにも日数が必要ですし、引継書を作成する時間もいりますし、
その書き方にも訂正や追加が出てきます。

バタバタして中途半端な引き継ぎで終わる、要点しかまとめていない引継書しか作成できないとなると、必ず後で問題が起こります。

引き継ぎ日までの日数を逆算して準備を考えます。

フォーマットで引継書を利用する前にすべきこと NO2

・引き継ぎ自体がどういう予定になるのかを確認する

会社により、引き継ぎの形式は異なります。

数週間前から引き継ぎ者と共に業務内容を確認しながら引き継ぎ作業が出来る場合もあれば、全く引き継ぎ者とのコンタクトが無い場合もあります。

あなたが引き継ぎ者とのコンタクトが無い場合ですと、引継書の書き方がとても重要性を増します。

引継書を見ただけで、業務が遂行できるようにしておく必要があります。

会社から指示や連絡がなくとも、自ら把握しておけば引継書の書き方において臨機応変に対処できます。

引継書の書き方について

大まかに分けて、引継書の書き方において重要な点は4つになります。

■業務の関係者とつながりがわかる

■仕事の流れとつながりがわかる

■具体的な業務の進行の仕方がわかる

■日頃から業務内容をノートやメモに残しておく

業務の関係者とつながりがわかる引継書の書き方

●部署内で完結しているか、社外との調整が必要か、組織図などを利用しわかりやすく示された引継書。

●報告・連絡・相談は誰にするのか、業務ごとにわかりやすいかを考えて明確に書かれた引継書。

誰しも新しい部署や職場に行ったとき、報告・連絡・相談を誰にすれば良いのかが、異動して引き継ぎする際の大きな心配事になります。

組織図、業務に関わる構成メンバーが明確だと、業務を進めるときに誰に確認や報告をするのかがわかりやすいです。

どんなに良い引き継ぎがされても、必ずわからないことが出てきますから、引き継ぎ者の気持ちになって引継書の書き方に配慮します。

これは、異動する者や異動してきた引き継ぎ者だけでなく、部署内の他の社員にとっても有益なことです。

何か不明な時に、部署内の他の社員も引継書を確認すれば早急にヘルプできます。

仕事の流れとつながりがわかる引継書の書き方

●仕事の目的・手順がわかりやすい

●いつ、誰が、どのように進行すべき仕事なのか理解しやすい

引継書を一見して、仕事の大枠となるフレーム部分がまとまっていると、小さな変更やアクシデントに対応出来ます。

あなたのまとめた仕事を受けて○○チームが処理する、リーダーAからの指示であなたのチームの仕事が決まり、リーダーAの確認を受けて顧客にアプローチするといった大まかな流れと、関係性が引き継ぎ者にわかる様に引継書の書き方に配慮し、まとめます。

大枠となる土台部分がわかる説明と詳細がわかる説明とは分けておくのがいいです。

一から全てを細かく書かれた引継書の書き方ですと、引き継ぎ者が一度読んだだけでは、大枠の仕事の流れを理解するのに時間がかかります。

引継書を書く者としては、当たり前のことであっても引き継ぎ者のために大枠の作業手順を明記してあげるのが大切です。

具体的な業務の進行の仕方がわかる引継書の書き方

●作業内容が具体的にわかるマニュアルになっている

●ファイルのある場所まで細かく書かれている

いざ、引き継ぎ者が仕事を始めようと引継書を確認しても、フォルダ名やディレクトリが不明、進捗状況がどのあたりなのかわからないという事が無いようにしなければいけないです。

大枠に書いた引継書の説明とは別に、誰が読んでも理解できるように詳細を細かく具体的に書いた引継書も必要です。

作業内容においては、あなた仕様にカスタマイズされていて、他の者には理解できない場合もありますから、これまでの作業内容を一度、見直してみることもポイントです。

常に自分がしている作業を1つ1つ確かめる作業をまずします。

これにより、当たり前になっていた作業内容を再確認し、実際に作業をやりながら、イメージしながら引継書の書き方を考えていきます。

実際に作業をしながらですと、あなたには理解できるが、引き継ぐ者に理解出来るかどうかが判断できます。

「これは、ちょっと引き継ぎ者が、このように振られた引継書を確認しても意味がわからないかもしれないな」という作業項目が必ず出てきます。

新入社員に仕事を引き継ぐ感覚で引継書の書き方に工夫をするのです。

そうすれば、当たり前のことも具体的に細かく引継書に書かないと引き継ぎ者はわからないと気付きます。

全く無知な新入社員のために引継書を作成するような書き方を頭に入れておけば、作業をする上でのマニュアルも丁寧に書けますし、どこにフォルダやファイルがあるのかなども明記できます。

また、例外のマニュアルも引継書に記載してあげます。

引き継いだ後に、システムの変更などでデータが開けなかったり、指定されたフォルダやファイルを探せなかったりします。

そうした時のために、「もしもの時は、◯◯からも探し出せます」と引継書の備考に記載してあげるとワンパターンだけでなく、ツーパターンから作業をこなせますから、エラーが出ていても安心です。

引き継ぎ者にとっては、ツーパターンの方法がやりやすい可能性もあります。

日頃から作業内容を記したノートやメモを作っておく必要性

・初心を忘れるべからずを形として残しておく

いきなり引き継ぎ者のために引継書を作成となると、以前にはわからなかったことが出来ることに当たり前になり、わからなかった作業に気付かなくなります。

日頃からわからないと感じた作業内容をノートにまとめる、メモに記しておくと、引継書の書き方に困らないだけでなく、引き継ぎ者にも優しいわかりやすい引継書が出来上がります。

フォーマットの活用方法 NO1

フォーマット・テンプレート・雛形というキーワードについて説明します。

それぞれ意味合いは、個人で異なる場合もありますので、ここで、これらのキーワードを使用する際におけるキーワードの定義を示しておきます。

ここでの簡単な定義:

★フォーマットは、大枠で、型枠だけのものですが、引継書としての基本形は、これでこと足ります。

★テンプレートは、型枠だけの中にデータを取り入れたデータ・フォーマットであり、言うなれば、型枠だけのフォーマットにデータが入り、色づけされたような感じです。

★雛形は、書類などの決まった書き方を示すもので、より特定のテンプレートになっている感じです。

では、以上を踏まえてフォーマットの活用法について話していきます。

引き継ぎの際に、エクセルやワードで言えば、真っ白な何もない新規作成の状態から引継書を書くとなると大変な作業になります。

一から、引継書を自分で作っても良いのですが、手間もかかりますし、受け取った引き継ぎ者が読みにくい、わかりにくいという場合が出てきては困ります。

そこで、Windowsに入っているOfficeの中から、フォーマット・テンプレート・雛形を利用するのが引継書の書き方も簡単に出来ますし、引き継ぎ者も読みやすいです。

エクセルやワードのテンプレートの中には、スケジュール表、組織図、チャート図のテンプレートが用意されており、それらをフォーマットに取り入れて引継書の作成に利用している人も多いです。
テンプレートと雛形は同じと考えている方もいるでしょうが、ここでは、雛形を書類などの決まった書き方を示すものとして定義しています。

ですから、引継書を作成する上で、連絡事項や報告事項で決まりきった書き方が存在する場合は、雛形を利用します。

引き継ぎ者の為にと引継書を自分なりに作成しようとしたが、どう書き方に迷ったと思ったら、エクセル・ワードの引継書テンプレートをそのまま使うのが無難です。

特に最新のOfficeには便利なフォーマットやテンプレートや雛形が示されているので、引継書の書き方に迷う時間が短縮されます。

一番は、引き継ぎ者が見て読んでわかりやすい引継書です。

業務の目標を設定し、手順を追って記入していくことで、ポイントがまとまりわかりやすい形式の引継書を作成する事ができます。

ある作業を一からすると考えて、まず引継書を作成していくことが大切なのは当然ですが、ごちゃごちゃした内容になっては引き継ぎ者が理解できないですから、手順を追って記入した後に、本当にポイントがまとまっているのか引継書を再確認できると良いです。

フォーマットの活用方法 NO2

フォーマット・(テンプレート・雛形)においても、今は、無料で提供してくれるサイトがたくさんありますから、あなたが使いやすいものをダウンロードして引継書に使うことも可能です。

引継書用のフォーマット・(テンプレート・雛形)もありますから、先ほどと同じように引継書の書き方に慣れてない方は、専用のものをそのまま使うのがベターです。

作成した引継書を忠実に読んで自ら作業してみる

せっかく引き継ぎ者のために作成した引継書も解読できないのでは意味がないですから、あなた自身も自分で作成した引継書を利用して作業を忠実にやってみます。

実際に、あなたが作成した引継書どおりに実行すれば出来栄えを確認できます。

日頃から自分で作業内容を記したノートやメモを作っておく

いきなり引き継ぎ者のために引継書を作成となると、当初、あなたがわからなかったことが理解できた途端に、出来ることが当たり前になり、わからなかった作業に気付かなくなります。

日頃からわからないと感じた作業内容をノートにまとめる、メモに記しておくと、引継書の書き方に困らないだけでなく、引き継ぎ者にも優しいわかりやすい引継書が出来上がります。

まとめ

◯引き継ぎ日を把握し、引継書の作成時期を逆算して確認しておく
○日頃から、業務の系統、手順を意識して仕事を整理し把握しておく
○慣れると当たり前なことでも、引き継ぎ者にとっては役立つと考え、引継書に盛り込んでおく
○エクセルやワードの引継書フォーマット(テンプレート・雛形)を利用してサクッとまとめる
◯実際に作成した引継書を初心者のつもりになって、自分でも試してみる

他の人に引き継ぎをスムーズにするためには、日頃の仕事の系統や手順が良く整理されていることが必要です。

仕事の見直しのいい機会ととらえて、後任者にやさしい引継書を作って見て下さい。

引継書は、会社の鏡ですから、引き継ぎ後に、社内だけでなく取引先に対して「引き継いだばかりなのでわかりません」と言われなくて済むようにするのです。

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