会議の進め方のコツを押さえて、どんどん進行して行く･･･。
一見仕事が出来る人って感じに見えますが、会議の目的によっては話が掘り下げられることなく終了してしまって、ちっとも建設的な意見が出ないままだなんて事も起きてしまいます。
活発に発言が出て、議論が深まる会議の進め方のコツをまとめていきましょう。
会議の進め方のコツとは？
・参加者が話しやすい信頼関係が感じられる空気作り
・会議の目的（ゴール）を共有する
・批判だけで終わらせず、提案とセットにしていく
・時間配分や目的がわかるように進行する
初対面の人が多い場合は、「こんなこと言っても大丈夫かな？」とか「この件に関してどこまで知っているのだろう？」など、相手の様子やペースをつかむために、活発に発言が出ない場合があります。
司会者から”営業担当の山田さんの立場からいかがですか”と、相手の特徴を生かして発言してもらうことや、「アイディア出しなので思いつきをどんどん出してください」など批判される事を恐れずに発言できる空気を作りましょう。
また、会議のゴールに向かって時間配分を考えながら『議題共有』⇒『アイディア出し』⇒『比較検討シミュレーション』⇒『まとめ』と見通しを持ってすすめられるようにリードしていくのがコツです。
会議中の困ったに対処する方法
批判が多くて発言にブレーキをかける参加者
・改善案をセットで提案してもらえる様に促す
・アイディア出しの段階では、批判なしでとリードする
話が長くて参加者の集中力を途切れさせる参加者
・たくさんの意見を出し合いたいので、一人2分以内でまとめてお願いします
・要点を絞ると～という感じになりますか？
・詳しくは後ほどお願いします
沈黙が続く時
・参加者が熟考しているなら思考を止める必要はない
・「現場の立場では～」、「技術部の立場では～」など、専門性を生かした発言を振る
まとめ
○発言しやすい雰囲気作りや、言葉を選んだ進め方を意識しよう
○会議の目的やゴールを共通理解して出来ているか確認出来る進め方で！
○時間配分について考えながら、話を引き出したりまとめる言葉がけをしよう
会議の司会進行を担当するときには、どんなプロセスでゴールに導いていくのかイメージしておきましょう。
発言の内容を整理しながら、会議の締めくくりで、どういう判断を下すのかの材料を揃えていくのです。
限られた時間で濃い会議が出来る様に、進め方をシミュレーションしたり、参加者に声をかけておきたいですね。