PCファイルの管理方法鉄則!使えるルールはコレ!

pc ファイル管理方法
PCファイルの大捜索でまいった・・・なんて経験ありませんか?

ルールがあいまいだったり、階層を増やしすぎたりして、PCの中がごちゃごちゃしていて、使いたいファイルがすぐに出てこないのは困りものです。

PCファイルの管理方法のコツをまとめていきましょう。

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日付と内容をいれてスッキリ整理する

企画書01
企画書02
企画書03

案件ごとのフォルダ分けの無いまま、ファイルの更新のたびに数が増えていくのは避けたい管理方法です。

・20150713_健康サイト企画内容_ABCプランニング
(日付_内容_クライアント名)

ファイルの名前をつけるときに日付は時系列で追うときに見やすくなりますし、内容が入っていると他の人に引き継ぐときにも、探しやすくなります。

フォルダ整理をするときには、

『クライアント名』

『プロジェクト名』

『10企画書』『20仕様書』『30見積もり書』『40発注書』『50納品書』『60請求書』

ワードやエクセル、PDFといったファイルは保存するときに10から60のフォルダに振り分けていくと保存と分類が同時に出来る事になります。

仕事の流れがある程度決まっている場合には、進行順に2桁の数字をフォルダ名にいれておき、途中にフォルダを増やし行程を増やしたいときには、『15プレゼン資料』などと一の位に数字をいれておくことでフォルダの並べ替えをせずに差し込むことが出来ます。

pc ファイル管理方法

PCの断捨離に役立つ管理方法テクニック

○『とりあえず』フォルダ

プロジェクトの進行が読めない、どんな振り分けかたが良いのか迷うというとき、フォルダ分けされていないところに放り込むと行方不明になりやすいですね。

『とりあえず』フォルダを作って迷うものはココにいれると決めておけば、行方不明は『とりあえず』フォルダにあるとハッキリします。

10から20、ファイルがたまったら保存か、削除か見極めて整理します。

○『Oldフォルダ』の活用

提案書や企画書など書き直しているうちにいくつもバージョンが存在するなんて言うこともあります。

下書きなどは、仕上がったらOldフォルダにいれてしまいます。

このとき、今はまだ削除したくないけど、長期保存は不要といったものをいれる場所として決めておけば、ファイル整理するときにOldファイルをチェックして削除できます。

まとめ

○PCファイルは、ルールを決めて管理する
○増えすぎないように古い不要ファイルは断捨離

ルールを決めて検索をかけやすくすると言うことと、古い不要ファイルをため込まないことがPCの管理方法のポイントですね。

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