チェックリストの作り方で効率がアップ!使えるリストとは?

チェックリスト 作り方
チェックリストを使えば作業の進捗が一目でわかり、仕事の効率がアップすること間違いナシですね。

ヌケや漏れがでやすいポイントや、仕事の手順などのエッセンスを理解して、使えるリストを作成するポイントについてまとめていきましょう。

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ハイパフォーマーのチェックリストにならう

チェックリストは、仕事のヌケ、漏れを防ぐのに力を発揮します。

ベテランや仕事の出来る人は、経験によってツボを心得ていますが、こうしたポイントをチェックリストにまとめることで、新入社員でもハイパフォーマーの行動をなぞることが出来るのです。

また、人が行う仕事ではうっかりミスが起きることがあります。

医療や、建築工事など、チェックを怠ったために人命に可かわる現場では、必ずといって良いほどチェックリストは活用されています。

仕事のミスをなくして、効率を上げるために、チェックリストは有効なツールなのです。

仕事を知り尽くしたハイパフォーマーの行動を参考に、作業のツボを押さえたチェックリストを作成しましょう。

仕事の内容を整理する

チェックリストの作成は、to doリストを作成するというところから出発して行きます。

ルーチン化できるものと出来ないもの、期限、作業の種類などを見極めてこなすべき仕事をリストアップしていきます。

ハイパフォーマーの行動を日頃から観察しておき、リストアップすべき行動(項目)を見極める力を養っておきましょう。

仕事の内容を整理し、やるべきタスクを的確に書き出すことが出来れば、躊躇なく仕事に没頭でき、効率アップ間違いナシです。

決まった時間内にこなすべき項目が見えていれば、タスク攻略のメドも立てやすくなります。

メリットの出やすいリストの条件とは?

・ハイパフォーマーの行動を参考にしている
・項目が絞り込んである
・優先順位が明確になっている
・ヌケや漏れが起きやすいことが網羅されている
・タスク終了の目安が具体的であること

チェックリストを作成してみると、何を重視して仕事を進めていけばよいのか、優先順位の高い作業は何かが明らかになります。

思いつくままに必要な作業を書きだすだけでも、項目を並べてみると、何をすべきなのか作業の道筋が見えてきますし、チームで共有して進める事が出来れば、仕事がかぶらずに済み、分担しやすくなります。

チェックシートを活用して、仕事の見える化につなげることも出来ます。

会社の作業では、スプレッドシートなどで共有するのも良いでしょう。

このとき、タスク終了の具体的目安が共通理解されていると、無駄なくチームで作業を進めることが可能になります。

チェックリスト 作り方

まとめ

チェックリストに求める役割をまとめると・・・

○自分に取ってのto doリスト

・チェックリストを作成することで、やるべき仕事が明確になる
・決まった時間内でこなせる仕事の見積もりが出来るようになる
・ハイパフォーマーのリストを真似ることで効率アップを狙える

○他人から見て仕事の進捗が見える

・チームで作業を進めるときの、仕事の見える化に役立つ
・指示待ちでなく、こなすべきタスクを見つけて動ける

○ヌケ・漏れなく確実に仕事を進める

・新人でも、仕事のクォリティを保つ事が出来る
・人的ミスを減らすことが出来る

チェックリストを作るときには、誰のためのチェックリストなのかというところを意識して作成することが大事ですね。

チームで行う仕事の場合では、タスク完成の目安が具体的でわかりやすい事がポイントになります。

チェックリストを活用することで個人用、チーム用とも、作業の見通しが付けやすくなりますし、次に何をしようかと迷う時間がカット出来、効率アップにつながりますね。

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