業務マニュアルはこう作る!目的の共有化で仕事の見える化達成!

業務マニュアル 目的
「業務マニュアルを作ることになったけれど、何から手を付けようか…」

業務マニュアル作成の最大の目的は、”仕事の見える化”をはかって、誰が担当してもスムーズに業務を進行させることが出来るようにする事です。

有効な使える業務マニュアルを作成する手順をまとめていきましょう。

 

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何から手を付けたら良いのか?

・業務の目的の確認
・業務調査を行い、仕事の内容や流れ、担当を把握する
・現在の課題と、解決のための方法を検討
・優先順位や手順、担当を考慮してマニュアルを作成
・見直し・チェック

業務調査を行うことで、仕事の全体像を把握しましょう。

・毎日行うもの
・週単位で行うもの
・月単位で行うもの
・年単位、あるいは3ヶ月~半年など期間を決めて行うもの



期間ごとに誰がどんな業務を行っているのかまとめていくと、現在の業務体制の全体像が明らかになってきます。

そこで、業務の目的を達成出来る体制になっているか課題を洗い出します。

課題を解決するための方法と具体的な手段を盛り込んで、マニュアルの作成作業を進めていきます。

業務マニュアル 目的2

フローチャートの活用で対応を整理する

マニュアルを作成するときに、作業の順序を追って箇条書きにして行く方法もありますが、フローチャートを使って、対応が分岐するときの行動や、担当者の移動などを合わせて書き込むと、より、仕事の見える化がしやすくなります。

① 顧客からの電話・メールに対応して営業部の担当者Aが受注し、担当Bに報告。
② 担当者Bが入力作業を行い、注文内容に不備があれば顧客に確認し、不備がなければ注文を登録する。
③ 課長の承認を得て、発注が確定され、担当者Bが発注元の顧客に送付。
④ 担当者Bは、控えの保存をして業務完結

こうした業務の内容を表形式の、フローチャートにまとめると、誰がどんな業務を行って業務を完結させるのかが整理され理解されやすくなるでしょう。

顧客・担当A・担当B・課長を横軸に取り、それぞれのフィールドに、業務を記入すると、誰のどんな行動をきっかけに、どう業務を進行させたら良いのかが見えてきます。

『開始と終了』、『作業』、『分岐』を使い分けた簡単なフローチャートを利用するだけで、流れが整理しやすくなるのです。

見やすく活用しやすい業務マニュアルのまとめ方

マニュアルのサイズや書き方は、場面や業務の内容にふさわしいものを考えます。

業務の全体像をつかみ、フローチャートで業務の内容と流れ、担当者を確認出来たら、どんな形式にまとめるのが良いか選択します。

作業しながら常に見る場合は、壁や机に貼れると見やすいですし、取り扱い説明書のような形式を取るなら、書式が統一されていて、検索しやすくまとめられているのが理想的です。



活用場面によっては、手帳サイズの小型のものや電子化が便利なこともあります。

見出しが階層化されて、調べやすくまとめられていると、目的のマニュアルが見つけやすく、活用しやすくなります。

目的は、あくまでも業務の効率化、顧客の満足度を上げる事です。

どの担当者が行っても円滑に業務の目的が達成出来るマニュアル作成を目指しましょう。
業務マニュアル 目的3

まとめ

○仕事の全体像を誰が見ても理解出来るように整理する
○誰がいつ何をするのかがわかりやすいマニュアルを目指す
○マニュアル作成の意味は、作業効率アップと、顧客の満足度アップ

マニュアルの存在意味は、誰が行っても一定水準以上の成果が出せるというところにあります。

原案が出来たら、複数の人が同じように理解出来るかや、不備がないかチェックしましょう。

理解しやすく、活用しやすいスタイルで作成することが重要だからです。

すぐれたマニュアルの条件は、『何をすべきかが誰にでも直感的に理解出来ること』なのです。

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