年末年始はお酒の席に出る機会が増えますが、毎年誰かしらに必ずまわってくるのが忘年会の幹事です。
人数が多ければ多いなりに、少なければ少ないなりに苦労が多いものですが、当日の仕切り以上に大変なのが忘年会を迎えるまでの準備ですね。
そこで、幹事さんがしなければならない準備のやり方についてご説明します。
日時とお店を決定
まず行うのは、日時とお店を決めることです。
代表や上司など、かならず参加してもらわなければならない人には事前に予定を確認し、それに合わせて日時を決めます。
また、お料理の内容はお店によって決まってくるので、お店選びは重要です。
参加しやすい場所か、予算に合うか、飲み放題のメニューは豊富か、などをポイントにお店を選びましょう。
できれば、実際に足を運んで自分の目でお店の雰囲気や料理の味を下見できると安心です。
案内文は早めに配布
日時や場所、予算が決定したら早めに案内文を出し、出欠を確認します。
案内文はメールやSNSを使うと便利ですが、会場の地図をつけると気が利いています。
また、年末は何かと予定が立て込むので、案内は遅くとも１ヶ月前には送るようにしましょう。
出席者がわかったら忘年会の内容についてやり方を煮詰めていきます。
挨拶の依頼や余興の決定と仕込み
忘年会の挨拶や乾杯の音頭などは上の立場の方にお願いすることが多いので、事前にお願いしておきましょう。
同年代だけの会や、砕けたムードの忘年会なら、当日幹事からの無茶振りでもやり方しだいではかえって盛り上がるかもしれません。
また、途中でゲームや余興を入れると中だるみしません。
定番のビンゴの他に伝言ゲームやジェスチャーゲームなど、全員で楽しむことができるゲームがおすすめです。
ゲームには景品の用意も必要ですが、今はネットでも専用のサイトがあり、景品がひとまとめになっていて便利です。
また、お料理の内容やコースも、参加者の顔ぶれを見て決めた方が失敗がありません。
２次会の会場の手配も忘れずに行いましょう。
忘年会の準備のやり方についてご説明しました。
幹事になると大変ですが、みんなに満足してもらえれば嬉しいものです。
忘年会の準備のいちばんのポイントは、早めに始めることです。
美味しいお店は人気がありますし、時期を逃すと人気のお店は予約が取りづらくなります。
参加する人にしても年末は何かと忙しいものですので、案内も早めに出した方が予定を立てやすいでしょう。